Как я повысил производительность своей команды удалёнщиков на 40% благодаря виртуальному офису

Три дня назад мне пришло письмо:

"Приветствую, Николай! Прочитал у тебя статью "Мой опыт и ошибки в построении удалённой команды. Мысли вслух и выводы".  

Будет время - расскажи больше про виртуальный офис Sococo. А то бьюсь над тем, чтобы создать из своих удалёнщиков команду, но всё равно всё возвращается к тому, что каждый за себя. Заранее спасибо".

Засев за ответ, я вскоре понял, что он выходит за рамки обычного е-мейла и потихоньку превращается в статью. Так что я решил завершить превращение и выложить её для всех.

Как выглядит офис Sococo?

Представь себе офис большой компании - с отделами, кабинетами, переговорными, местами для отдыха, мягкими диванами в лобби. В общем, офис твоей мечты.

А теперь перемести всё это в окно твоего браузера. Ты можешь кликом мышки переместиться в любое место, пригласить сотрудника в свободный кабинет, зайти к разработчикам, маркетологам, что-то им написать. А потом созвать всех сотрудников на общее собрание, начать видеоконференцию, расшарить экран. Или зайти в комнату, где идёт мозговой штурм и стать его участником.

Если ты играл в RPG, браузерные игры или, на худой конец, видел план эвакуации помещений, висящий на стене, ты легко представишь, как выглядит всё это. Если нет, то вот самый базовый проект Sococo, из которого можно выстроить рабочее пространство мечты - добавить кабинетов, переговорок и прочих помещений, изменить их форму, размер и т.д.

В чём главная фишка виртуального офиса Sococo?

В дисциплине и в эффекте присутствия. Был свидетелем, как сотрудники после перехода на удалёнку начинали хуже работать: отвлекались, занимались своими делами в рабочее время, оказывались недоступны в нужный момент, работали медленнее. И сам таким тоже был. : )

При этом в офисе не было этих проблем. Просто сам факт прихода переключал людей из режима "отдых" в режим "работа". А дома подсознание сбоило, не понимало - ты ещё(уже?) на работе или отдыхаешь? Sococo дал мне и моим сотрудникам возможность"приходить" в офис и переключаться в рабочий режим, оставаясь дома.

Что ещё мне нравится в Sococo?

У меня в рабочем Скайпе - 477 контактов. Только часть из них - мои постоянные работники. Остальные - фрилансеры, менеджеры партнёрских программ онлайн-казино, хостингов, деловые партнёры. Как ни пытайся - не получится окинуть всех одним взглядом и сходу выделить, кто из постоянных сотрудников онлайн. А даже если получится, то нахождение у компьютера вовсе не значит, что человек работает.

При работе в Sococo всё просто - сотрудники видны на плане офиса как на ладони. По цвету значка сразу понятно, кто есть кто (например, текстовики у меня синие, программисты - жёлтые, дизайнеры - красные, саппорт - зелёный, руководители направлений - на пару тонов светлее сотрудников). А по виду и тому, где он находится, сразу понятно, кто чем занят. Например, если копирайтер, сеошник, дизайнер и контент-менеджер собрались в одном кабинете и при этом идёт видеоконференция с демонстрацией экрана - вырабатывается контент-стратегия.

в Sococo сразу видно, чем занят каждый сотрудник

Я могу в этом убедиться - постучать в дверь (да, даже в виртуальном офисе стоит стучать перед тем, как входить), войти в кабинет и даже включиться в обсуждение. Могу собрать в отдельном кабинете руководителей, закрыть дверь от посторонних и устроить планерку. Или переговорить с кем-то тет-а-тет. И так с любыми сотрудниками - копирайтерами, дизайнерами, разработчиками. Которые тоже могут ходить друг к другу, организовывать встречи, видеоконференции.

Даже собеседования я провожу в Sococo - даю кандидату гостевой доступ к кабинету для собеседований и беседую в режиме видеоконференции. Почти все новички удивляются при виде виртуального офиса, в котором кипит жизнь. : )

Какие результаты я получил?

• сотрудники охотнее взаимодействуют между собой. У меня много интровертов (программисты, писатели - они такие), которым сложно вести дела с теми, кого они ни разу не видели. Были даже те, кто по полчаса настраивался и преодолевал стеснение, чтобы позвонить или задать вопрос. Sococo же сблизил всех Маш, Кать и Петь, живущих за тысячи километров друг от друга, как если бы они работали в одном помещении.

• вал интересных идей (только за 3 дня написания этой статьи - 5 штук, которые будем внедрять). Это вытекает из предыдущего пункта - если можно созвать людей на мозговой штурм двумя кликами мыши, то найдутся фанаты, которые будут это делать. Поймал себя на том, что сам люблю присоединиться и проверить, смогу ли выдать стоящую идею.

• ускорение работы на 40%, появление чувства локтя, исчезновение простоев. Если раньше сотрудник, сделав свою работу, мог потянуть время перед тем, как браться за новую, то теперь, когда он видит, что его коллеги чем-то заняты, он начинает искать, как им помочь.

• повышение качества работы. Когда все поняли, что результат их труда использует не безликий "ктототам", а коллега (или уже друг), с которым каждый день общаешься в чате и на видеоконференциях, просто неудобно стало делать "на отцепись".

Что не понравилось

• из браузеров поддерживаются только Хром и Яндекс.Браузер. Мне же больше по душе Огнелис со множеством вкладок и аддонов. Вышел из положения, установив приложение Sococo на рабочий стол (есть под Винду, Линукс и Мак).

• из сторонних сервисов есть интеграция только со Slack, но это больше для программистов. Мне как руководителю хотелось бы, например, иметь хотя бы простой планировщик задач с привязкой к конкретным сотрудникам.

Но эти недостатки - временные. Проект развивается и обрастает новыми фичами. Например, добавится гостевой доступ с телефона, тематические информационные табло в комнатах и интеграция с гуглоаккаунтами.

Вывод: я вижу виртуальный офис Sococo как попытку объединения через геймификацию лучших сторон удалённой работы: гибкости, возможности набирать людей со всего мира, экономии на аренде с лучшими сторонами работы офисной: слаженностью, лёгкостью общения, дисциплиной. Чертовски удачную попытку. Так что рекомендую попробовать сервис всем, кто хочет выстроить продуктивную команду на удалёнке.